浅谈提升企业档案网络信息化管理的措施

  浅谈提升企业档案网络信息化管理的措施摘 要:文章先简要介绍企业档案信息网络化管理的必要性,对企业档案信息网络化管理模式进行详细的阐述,着重论述企业档案信息网络化管理措施,为企业进行档案网络信息化管理提供了可靠有力的借鉴。关键词:企业档案;网络信息化;必要性;管理模式;管理措施中图分类号:TP399 文献标识码:A 文章编号:1006-8937(2015)36-0022-01随着经济和社会的快速发展,现代化的企业管理理念正逐步渗透进企业内部。档案管理作为企业管理的一部分,作用也至关重要。只有不断提升企业档案网络信息化管理措施,才能使企业档案管理工作顺应企业发展的趋势,才能为企业的发展和腾飞加油助力。1 档案信息网络化管理必要性1.1 企业时代发展必然要求 随着电子办公时代的到来,计算机技术在企业发展中日益得到应用普及,产生了量以光盘、磁盘为主的电子文件。这些电子文件记载着企业生产经营活动的全过程,是企业最宝贵的财富,也是企业档案资源信息的重要组成部分。而这些电子文件的收集、整理,归档单单靠传统的手工方式是难以实现的,迫切需要进行档案信息网络化管理,提高工作效率和工作质量,更好地为企业的发展服务。1.2 企业档案工作改革需要 企业的快速高效发展对档案工作也提出新任务、新要求。企业档案工作要与时俱进,进行改革和创新,要改变以往每年年终或者第二年年初进行集中归档报送为日常的随时收集和报送。要及时将有保存价值的电子文件刻录成光盘或者储存入电子磁盘,形成电子档案,交由企业档案部门进行保管。档案部门要及时准确掌握企业的发展动态,提高档案的综合利用率,充分发挥档案利用的社会效益,为企业的发展提供强有力的保障。1.3 信息技术发展必然结果 原有的单机进行档案管理的局限性和不足不断显现出来。①仅仅能进行档案目录的的管理和查找,作用不明显,造成计算机储存资源的浪费;②档案使用者进行档案借阅时,还需要到档案管理部门由档案管理人员进行查找,和传统的档案管理没有什么区别;③容易形成各自为政的局面,不利于档案管理的统一化、规范化、标准化。2 企业档案信息网络化管理模式2.1 文件档案管理联网 文件档案管理联网是企业档案管理的基础和根本。目前,在企业档案管理方面,基本实行的是纸质档案和电子档案并存。档案管理部门在肯定纸质档案保管价值的同时,要加大对电子档案的管理。要加强对文件信息的收集和管理,企业自身出台的文件可以自形成之日起,即录入企业档案信息管理系统,实现文件档案信息的一体化管理。对上级部门下发的重要文件,在企业生产经营过程中形成的文件档案等,需要归纳存档的,可以收集整理,通过扫描仪等档案设备进行扫描处理,形成电子文档进行归档。2.2 建立档案局域网络 建立档案局域网络是企业档案管理的支柱和保障。要依托企业现有的局域网,建立档案局域网络,实现档案的网络信息化管理。档案局域网络作为局域网的一个子系统,档案管理人员可以将各门类档案、企业编研成果、期刊资料等文字、数据、图片图表、音频声像等档案载体上网,并设置阅批和访问权限。企业工程技术人员以及企业各部门员工可以在网上快速便捷地实现文件档案和企业生产数据等的传阅、调阅、查阅,参考等,可以更好地促进企业生产的发展。2.3 图情档资实现联网 图情档资实现联网是企业档案管理的拓展和完善。在现代企业制度下,企业建立信息中心,对图书资料、科技情报、各门类档案实行一体化管理,是信息资源实现共享的形式之一,也是知识时代的发展趋势。图情档资实现联网后,可以利用档案信息资源,开展利用与交流,加强企业和行业间的情报利用关系。可以通过网络检索、调阅查询、开架阅览等服务形式,更好地供领导和企业各部门查考调阅利用,可以更好地为领导决策,企业管理、技术革新和安全生产服务。2.4 网络搜集档案资料 网络搜集档案资料是企业档案管理的内容和手段。所谓档案搜集就是接收和征集档案的意思,企业的档案搜集工作就是按照规定,通过例行的接收制度和专门的征集方法,把分散在企业各部门、个人手中和散失在社会上的档案,集中到企业档案室。档案实行网络信息化管理后,搜集档案工作就可以通过网络来完成。可以通过网络发出所搜集档案的时间、归档的标准、归档的范围,归档的内容,企业各部门、个人和社会有关部门就可以在网上完成档案的提交工作,加快档案归档的速度和效率。3 企业档案信息网络化管理的措施3.1 强化档案信息管理安全措施 档案自身属性决定档案的唯一性、不可复制性和保密性,同时对档案实行网络信息化信息管理,又决定档案的资源共享性,这两者不可避免地要产生矛盾。由于电子网络信息的虚拟性、易扩散性,所以,强化档案信息管理安全是做好档案工作的重中之重,也是解决档案资源共享和安全保密这对矛盾的关键。为了保证企业档案信息安全,企业要在外网和内部办公网络自动化之间设置物理隔离,这是保证内部办公网络自动化安全的最主要也是最有效的措施。物理隔离主要是通过路由器和防火墙来实现。路由器可以首先屏蔽掉所有的IP地址,然后由档案管理人员有选择地放行一些地址进入档案管理网络。防火墙则主要是过滤进出网络的数据、管理进出网络的访问行为、阻止某些不明来源的禁止的业务、记录通过防火墙的内容和活动、对网络进行检测和警告。有了这些措施,就可以保证档案信息网络的安全。3.2 提升档案信息管理队伍的素质 档案管理工作的作用和发挥的效益越来越突出,地位越来越重要,这就对档案管理人员的综合素质提出新要求。首先,企业领导要高度重视,要提高档案工作在企业的地位,要转换档案管理人员的思想意识,要激发他们对档案信息管理工作的潜力和热情,起到事半功倍的效果。其次,档案网络信息化管理工作是一门综合性的工作,它要求档案管理人员具有较强的专业知识和技能。要积极做好档案管理人员信息化、数字化等培训工作,要加大在职教育和继续教育力度,要让档案管理人员掌握最先进的档案管理知识,跟得上档案管理工作现代化发展的步伐。要鼓励他们经常性参加档案管理工作观摩会和交流研讨会,要加强他们对计算机运用的能力、网络运用能力、图片、声像等多媒体资料的应用处理能力的培训,让他们工作起来得心应手。有了高素质的人力保障,档案网络信息化管理水平就能得到显著提升。3.3 建立健全档案信息管理制度 企业档案信息网络化管理要想真正落到实处,健全完善的管理制度是必不可少的重要保障。档案信息化建设的企业要在传统纸质档案管理制度的基础上,结合网络信息化的特点以及系统所处理的信息涉密等级及其重要程度制订相应的管理制度,要落实保密措施。档案信息管理制度不能仅仅停留在纸上,要认真落实到行动上。要用制度约束和规范档案管理行为,要制定和企业管理同步的档案管理的详细考评细则和奖惩措施,并细化量化到人。要依照有关保密和档案工作的要求和标准,对档案信息化建设及保密管理工作情况进行年度检查,确保国家秘密的安全。要严格奖惩,充分调动档案管理人员工作的积极性和热情,才能使制度落到实处,才能使企业档案管理工作快速高效地运转,向规范化、标准化和科学化方向健康发展。4 结 语 要做好企业档案网络信息化管理工作,需要档案管理人员有高度的责任感和使命感,有持之以恒的耐心和细心,需要企业领导的高度重视和支持,需要企业各部门和每一个员工的通力配合,只有这样,企业档案网络信息化管理工作才能真正落到实处,发挥应有的作用。参考文献:[1] 薛晔.论企业档案数字化工作的开展[J].档案天地,2014,(6).[2] 刘燕.档案管理安全体系建设研究[J].企业改革与管理,2015(14).

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