关于高校评估档案管理规范化的探索研究

  关于高校评估档案管理规范化的探索研究

  杨艳红

  (赤峰学院 学报编辑部,内蒙古 赤峰 024000)

  摘要:评估档案的规范化管理是高校评估工作的重要组成部分,也是促进高校教学水平提高的重要方式.学校的精品课评估、实验室评估等评估工作都可以通过查阅档案得到及时的信息反馈,为高校评估工作带来了极大的方便,因此规范高校评估档案的管理一直都是教育界的重要研究课题.本文结合高校评估档案管理的重要地位,分析教学评估中档案管理存在的缺陷,提出高校评估档案规范化管理的优化措施.

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:高校评估;档案管理;规范化

  中图分类号:G270文献标识码:A文章编号:1673-260X(2015)02-0197-02

  在高校开展教学评估不仅是政府职能部门管理方式上的创新,也是对高校办学进行规范管理的要求[1].因此为了更好的发挥评估档案管理在教学评估中的重要作用,提高高校评估工作的效率,促进评估过程的可靠性,需要高校转变已有的档案观念以及管理制度,加强档案管理的规范化建设.

  1 高校评估档案及其范围

  1.1 上级机关的评估文件

  这里所指的上级主要是国家教育部以及省(自治区)教育厅,其评估文件则是指有关教学评估的政策性方针,以及对评估工作的批复和正式的评估结论,上级领导来校视察过程中的讲话、会议资料也属于上级机关评估文件的范畴.除此之外,校外的有关评估专家所形成的正式的录音录像等材料也可以被纳入此行列.

  1.2 评估专家组形成的指导文件

  专家听课,对教学环境、教学设备的实地考察,师生会议记录以及课堂抽查过程中所形成的记录材料都属于专家组的评估指导文件,专家组根据这些记录材料可以对评估结果形成初步的反馈意见,供上级机关参考[2].

  1.3 本校有关评估工作的文件资料

  本校的教学工作计划、季度总结、请示建议、各种会议材料以及本校的自评总结等资料都属于本校评估工作中的文件.本校根据评估工作制定的一系列规章制度以及关于评估工作的计划和经费支出等,也属于本校的评估文件.

  1.4 评估后有关教学整改的材料

  高校在评估结束之后,要根据上级的工作指示和教育专家的意见进行为期一年的整改工作,整改是评估工作结束之后的重要环节,是深化教育体制改革的重要手段.高校评估的最终目的是为了提高高校的办学水平与教学质量,因此广大高校要对不符合评估标准的事项进行及时的整改,整改过程中所形成的整改方案需要向教育部评估中心报送,所以有关整改方案的评估材料也是评估档案的重要组成部分[3].

  2 高校评估档案规范化管理的重要地位

  我国高校普遍实行本科教学水平评估制度,这也是继“211工程”之后教育领域的又一次重大教育改革.在高校开展教学评估不仅有利于进一步明确教学理念,更有利于深化教育体制改革,保证人才培养的质量,提升高校的办学水平和社会地位[4].因此高校评估作为一项重要的实践活动,需要不断向着规范化的方向发展,广大高校也要将这一过程中所产生的文件资料及时的转化为档案,因此加强高校评估档案的规范化整理可以有效的促进教学评估工作的顺利开展.

  2.1 保证评估工作的连续性

  高校评估工作并不是一次性的评定工作,而是实行“五年一轮”的评估制度,这就意味着高校评估工作是一项经常性的工作,不能使高校因为一次评估结果符合要求标准就放松教学管理.高校评估最主要的目的就是使未获得优秀的高校奋起直追,努力改变现有的教学情况,兴利除弊,为下一次的教学评估做准备.评估档案真实的记录了每一次的评估情况,因此可以保证评估工作的连续性,起到承上启下的重要作用.

  2.2 丰富高校档案内容

  高校评估作为一项崭新的激励机制,可以极大的促进我国高等教育的快速发展,因此从形式上来讲,评估档案也丰富了现有档案的内容,为高校的教育科研工作增添了新的研究内容,促进了高校档案事业的进一步发展[5].

  2.3 提升高校的管理水平

  高校评估档案可以为高校的长期发展提供完整、详尽的记录,其明确的标准和严格的程序也记载了评估工作的整个过程,为高校提供了成功的经验和失败的教训,同时也为高校管理水平的提高提供了宝贵的参考意见,对于高校管理质量的全面提升具有重要的意义.

  2.4 提高学校的社会影响力

  只有提高档案管理的规范化水平,才能对档案资源进行充分的利用.教学档案管理中有关专业、课堂设置等方面的资料可以为教学改革提供原始的参考信息,并能够满足广大用人单位的实际需求,加强学校与社会的联系,因此只有保证档案管理质量,才能为学校与外界的联系及时提供有效的教学信息,提高学校的社会影响力和声誉[6].

  3 高校评估档案管理的现状

  3.1 没有对评估资料进行全面收集

  评估档案是对评估资料的归纳统一,要保证评估档案的完整性,就需要对评估资料进行科学系统的收集,形成一系列的评估文件.在实际的评估工作中,许多高校往往忽略了本校评估资料的收集,而且只注重文字资料的收集,忽视了音像资料等的收集,有些学校对领导视察的讲话和评估专家的访谈也没有进行及时的记录和归档,造成真正被记载下来的评估资料少之又少,档案沉淀不多,使评估档案失去了完整性,不能有效的记录评估工作的全部过程.

  3.2 对评估档案没有进行统一管理

  评估工作是近年来才开展的一项教育实践活动,因此大部分高校还没有形成一套合理有序的档案管理制度,在实际的工作中往往重视评估工作的现实投入却忽略了评估材料的归档整理,有些高校认为评估结果出来了评估工作就结束了,至于评估文件的档案整理则抛之脑后,教务处、财务处、人事处各管各的,各部门对评估档案进行分别管理,失去了档案资料之间的联系和沟通,严重影响了评估档案的有效利用.

  3.3 评估档案归档之前没有进行科学鉴定

  在整个评估过程中会形成大量的文件资料记载,如果对这些资料没有统一的鉴定标准与明确的归档范围,就很难及时发现有价值的资料.因此在评估资料归档前应该进行科学系统的划分和鉴定,去伪存真,实现评估档案的科学管理和有效利用.

  3.4 缺乏评估档案的专业管理人员

  高校评估工作存在的时间并不长,因此对评估档案的管理还没有形成规范化的管理制度,许多评估档案都没有专门的工作人员进行管理,大部分院校还是将档案管理工作交给现职工作人员,导致评估档案管理工作因为缺乏专业管理而无法有序的开展[7].

  4 实现高校评估档案管理规范化的措施

  4.1 增强评估档案规范化管理的意识

  对档案规范化管理意识的缺乏是导致我国高校评估档案管理水平不高的主要原因.评估档案是衡量学校教学水平和管理水平的重要参考,因此为了发挥评估档案在管理工作中的重要作用,就需要加强档案管理人员的意识教育,通过形式多样的宣传活动,使评估档案管理的重要性深入高校每一个教职工的心里,鼓励高校全体成员参与到评估档案的管理工作中,增强档案管理人员的积极性和主动性.高校管理人员还要改变传统的管理观念,提高自身的服务创新意识,合理的制定评估档案规范化管理的各项制度,保证学校各部门之间的协同合作,形成全员参与的良好局面,实现评估档案管理的规范化和科学化.

  4.2 以教学评估档案管理为基础

  教学评估是高校评估工作的重要内容,因此学校各部门要切实的以教学评估为基础,不断优化其他各项评估档案管理制度,提高评估档案管理的整体水平.教学评估能够及时发现档案管理中存在的缺陷,是衡量学校教学质量和档案管理水平的重要标准,因此要加强对教学评估档案的审查和监督.有些高校管理不到位,没有严格落实岗位责任制,归档机制也不健全,最终导致了重复归档和漏档现象的发生.针对这个问题,需要建立统一的院系档案,明确各院系的管理职责,加强管理人员的教育培训,提高实践技能,为日后评估档案的规范化管理奠定良好的基础[8].

  4.3 健全评估档案管理制度

  评估档案规范化管理离不开健全的管理制度,因此为了切实的发挥评估档案的重要作用,需要建立健全高校的评估档案管理制度,制定一系列科学有效的管理方法和措施来实现评估档案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科学的分类机制,按照评估档案的专题性质进行合理划分,对各类评估材料进行科学的归纳整理,建立一个全面有效的档案管理体系.对获取的评估档案要及时移交给学校的有关档案管理部门,防止评估资料的漏档.

  4.4 提高评估档案信息化管理的水平

  信息技术的迅猛发展使其在各行业领域都有了广泛的应用,因此评估档案的信息化管理也成为一种必然的趋势.高校评估档案的信息化管理离不开档案信息管理系统的网络建设,因此要不断加大评估档案的网络化建设力度,确保档案信息在网络环境下的共享和保存.评估档案管理系统首先要保证档案信息的安全保存,只有在对档案信息进行完整保存的前提下才能顺利开展其他工作.提高档案的管理水平还要通过网络信息技术实现对档案管理的动态监督和审查,及时发现存在的问题,保证网络环境的安全和档案资料的完整,保证档案信息化管理的质量.

  结语

  高校评估档案对高校的教学、科研、党政管理等各项活动都具有非常重要的作用,它不仅能够完整的记录学校的发展轨迹与历史沿革,还能衡量高校的管理水平,因此要切实做好评估档案的管理工作.为了提高评估档案的管理水平,需要增强管理人员的管理意识,加强专业技能的教育和培训,建立健全评估档案管理制度,提高评估档案信息化管理的水平,不断完善高校评估档案的管理,使评估档案管理向着规范化的方向发展.

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献:

  〔1〕邱亚新.关于高校评估档案管理规范化的思考[J].黑龙江科技信息,2012(02):151.

  〔2〕刘长杰.高校评估档案管理规范化的探索[J].办公室业务,2012(07):14-15.

  〔3〕何艳平.高校评估档案规范化管理的建议[J].湖南广播电视大学学报,2012(03):81-83.

  〔4〕刘廿.浅谈高校评估档案的形成与管理模式[J].劳动保障世界(理论版),2013(09):127.

  〔5〕韩媛媛.高校评估中教学档案及其管理的重要性[J].石家庄职业技术学院学报,2011(02):18-19.

  〔6〕蓝菊.浅析民办高校评估档案与普通档案的管理与异同[J].南昌教育学院学报,2011(08):61+63.

  〔7〕田欣池.高校教学评估档案管理探究[J].兰台内外,2011(04):24.

  〔8〕吴凤杰,谭克.借高校评估契机 加强学校的档案管理工作[J].兰台世界,2011(S1):107-108.

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