人事档案管理中存在的问题及对策

  人事档案管理中存在的问题及对策

  文/ 河北省邯郸市工业学校李明

  【摘要】人事档案对于事业单位来说,是获取人才基本信息的关键载体,是事业单位选拔人才的重要资源库,是单位日后人力资源储备的信息收纳基础。但是由于一些不可避免的因素,在事业单位的人事档案管理中存在着种种棘手问题,本文着重分析人事档案中存在的问题和解决这些问题的具体对策。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词人事档案;管理问题;具体对策

  随着社会的不断发展和进步,事业单位对于人才的需求越来越强烈,这就要求事业单位在进行人力资源管理工作的同时,要积极对人事档案进行妥善的管理,深入挖掘人事档案管理工作中存在的问题,并积极探索相应的解决问题的方法和策略。

  一、分析人事档案管理中存在的问题

  (一)内容陈旧单一、信息量不足、内容不够真实等问题。在填写人事档案时,档案表的内容设置太过固定,无非就是姓名、性别、年龄、毕业院校、工作经历等若干固定模块,在档案表格设计中缺乏可以深入挖掘填表人信息的项目设置,导致了档案材料内容的形式过于陈旧单一,信息量不足等问题。另外,在填写人事档案的过程中,难免会有人为了在众多应聘者中更有优势,对个人工作经历、管理经验、薪资待遇等信息进行隐瞒和虚报,造成了人事档案信息的真实度大打折扣,这是人事档案材料收集中比较常见的问题。

  (二)人事档案管理落后、管理水平低。很多事业单位的人事档案管理工作不是很正规:要么人事档案管理收杂乱无章的内容,要么是其他部门人员兼职管理,要么只有个别专人进行管理,或者为了节省人力、财力,干脆直接将企业的人事档案管理工作交给劳动人事相关部门。这些混乱的档案管理方式都导致了人事档案内容真实度无法确保、资料完整度不够、归档混乱等棘手问题的出现,长此以往得不到有效解决,这个问题只会越来越严重,最终影响到事业单位的正常人力资源管理。

  (三)档案管理环境不够优化。就目前档案存储工作现状来看,档案多以纸张形式存放,假如遇到潮湿天气很容易受潮发霉,或遇到突发自然灾害,很可能会导致档案的损坏和丢失;再加上档案存储环境不够优化,可能还会出现被偷窃、被虫蛀等不必要的损失。

  二、针对人事档案管理工作中出现的问题,提出具体解决对策

  (一)加强对人事档案内容的把关工作,确保档案内容的真实性和完整性。在人事档案管理工作中,要想从根本上解决人事档案内容陈旧单一、信息量不足的问题,首先要对人事档案填写表格的内容进行合理设置,添加一些类似于兴趣爱好、座右铭等辅助信息栏,从其他方面了解填写表格者的素质、修养等,进而通过表格填写的内容,可以更全面地了解应聘者的各方面信息,同时还要做好把关工作,确保档案内容填写的完整性。另外,在工作中,要加强对于档案内容真实性的核实,确保档案填写内容准确无误。

  (二)加强对人事档案管理的宏观控制与相关工作人员的工作能力培养。一个事业单位发展再强大,它的人事档案管理也要依靠相关人力资源去进行有序的收集、归纳和整理,要想做好事业单位的人事档案管理工作,首先就要加强对于档案管理的干预和控制,规范相关规章制度,奖罚严明,确保档案管理工作的制度化和规范性。在选择档案管理人员时,要进行多方面综合考察,主要从知识层次和职业素养两方面进行考量,慎重选择负责档案管理的工作人员,这是做好人事档案管理工作的第一步,也是关键的一步,同时还要提高相关档案管理人员的综合素质,这是做好档案管理工作的基础和有效措施。

  (三)逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。前面提到,在人事档案管理中存在着管理环境不够优化的问题,针对这一问题,最好的解决方法就是将所有档案都归为电子档,在保证纸质档案在保存形式上不会受外来因素干扰的同时,将大量资料存储在电脑里,并建立人事档案管理数据库,还可以尝试开发个人档案跟踪更新系统,确保人事档案的及时更新。但是这个工作量是巨大的,也不好具体实施,所以在充分利用现代化科技手段完善档案管理形式的同时,还要注意对档案管理工作环境的优化,多投入时间和精力在档案管理环境优化上,在平日的管理工作中做好有效预防措施,保证档案管理的顺利进行。

  三、结语

  事业单位要想真正做好人事档案管理工作,必须先要找到在档案管理工作中存在的问题和缺陷,对症下药,找到与之相对应的解决方法和有效对策,才能真正有的放矢地解决问题,达到更好的工作效果,确保人事档案管理工作规范、有序进行。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献:

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  [2] 刘南山. 论档案工作创新目标及保障[J]. 中国档案,2004,2(3):45~47.

  [3] 章华艳. 关于高校人事档案建设的思考[J]. 南昌高等专科学报,2002,3(5):1~2.

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