论如何提升档案现代化管理水平

  论如何提升档案现代化管理水平

   卢琳琳1 张丽华2

   1.山东省淄博市淄川区水利服务公司 255100 2.淄川区建设局 255100

   [摘要]随着科技的发展和计算机的普及应用,人们在工作的时候自动化程度不断的提高。档案管理工作也应该根据实际的需要,将新的手段更好地运用进来,帮助档案管理更好地实现现代化,满足档案管理的需要,实现管理现代化。目前,当代档案现代化建设存在以下几个问题。

   [教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词]档案管理;管理现代化;问题;措施

   一、现阶段档案管理存在的一些问题

   1.1档案管理不够规范

   在实际的档案管理工作中,受到编制体制、人员素质等方面因素的影响,档案管理规范性还不够高,特别是在一些企事业单位,人员流动性强、从业人员能力低的问题都对档案管理的规范性带来不小的影响。一些单位对于档案管理规范性的认识还不到位,对于如何实现规范性在理解上还有偏差。档案管理工作作为单位日常管理工作的重要组成部分,有着严格的标准和制度规范。档案管理工作的特殊性决定了其监管工作的不便性,特别是在规范性建设方面,专业人员少、监管部门少的问题十分突出。

   1.2档案管理人员的素质比较低下

   不少档案人员存在“为保管而保管、重保管轻利用”和“等、靠、要”的思想以及“闭架借阅、你查我调”等传统做法,另外,有部分长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很满意、很熟练,认为自己干了十几、二十几年的档案工作,业务“熟练”,于是就沾沾自喜、不求进取,抱有混日子的思想。这些人自身素质较差,文化程度较低,根本无法开展档案编研、开发利用工作,就更谈不上懂计算机网络技术、对现代化管理和信息化应用知识的了解几乎为零,不想了解,也不想接触,更没能力掌握,依赖性较强、存在安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念,这些都成为制约档案现代化建设的内在因素。

   1.3在进行档案管理的时候,投入比较少,满足不了现代化管理需要

   在进行档案管理现代化的过程中,最大的问题便是经费比较少。而经费投入的多少是由领导对档案管理现代化的认识决定的。现在很多单位的领导对档案管理的重要性认识都不足,投入的资金也比较少,这些资金根本不足以购买那些现代化的设备。特别是一些基层单位,进行档案室建设的时候,条件比较差,安全设施也不够到位,档案室的建设本身便不够规范和标准,而档案室建设的自动化和数字化更是不可能的事情,这也给档案管理现代化发展造成了不良影响。

   二、档案现代化管理的基本措施

   2.1加强对档案管理规范性的认识,建立数据标准机制

   一是树立标准意识,切实按照相关制度的要求,做好档案的登记、汇总、整理;树立责任意识,为单位负责的精神,切实做好档案管理相关工作;树立整体意识,切实将单位和个人的信息详细收集和整理,提高档案管理的全面性。在制度建设方面,要完善档案管理规范体系,树立统一科学的标准,促进制度落实。提高规范性的基础,就是要与单位办公室、个人建立资源共享机制,从而更为全面快捷的掌握单位和个人的信息数据,及时更新和汇总相关情况。二是建立数据标准机制。针对档案管理数据化程度逐步提高的现实,因此提高数据的标准化,是未来档案管理规范性的必然要求。

   2.2加强培训,提高档案管理人员专业技能及素质

   在档案管理现代化建设中,人的作用是非常重要的,想要现代化管理真正的实现,必须变革人的思想。档案管理人员必须真正地认识到档案管理现代化是档案管理的发展趋势。在新的形势下各种新的档案不断的形成,想要保存好这些新档案和以往的档案,必须利用先进的技术和手段来进行管理。而管理人员也必须认识到自身工作的重要性,不断地提高对自己的要求,不断地接受各种培训,提高自己的知识水平和专业技能。要通过各种有用的形式加强对人才的培训,例如聘请专门的老师教授他们计算机方面的相关知识,开展讲座的形式教给他们档案管理方面的知识等。通过教育培训,使得这些管理人员逐渐拥有全方位的能力,能够应对现代化档案管理中的任何问题。从而提高档案现代化管理的质量,确保档案管理现代化建设的顺利进行。

   2.3加大对档案管理现代化的投入

   想要真正实现档案管理现代化,必须将大量的资金以及先进设备投入进来。各级领导也必须真正地意识到档案管理的地位和重要性,积极推动档案管理现代化地进行。加大对档案管理现代化资金、设备方面的投入,在进行档案室设置的时候,必须做好通风、采光、安全以及防潮方面的措施,根据实际的需要还可以将电脑、监视设备、空调等设备运用进来,这样不但能保证档案的安全,还能确保不出现资料丢失的情况。现代化的档案管理与传统的档案管理不同,对于设备和技术的依赖性较强,在这样的情况下,给档案管理部门及时配备相关的办公设备,加强现代技术在档案管理中的应用,能够有效提高档案管理的现代化水平。为此,各级政府应加大财政投入的力度,给档案管理部门提供更多的经费支持,帮助他们引进先进的技术和设备。

   三、小结

   总之,档案管理现代化建设是档案工作的重要内容,是一个全面、长时间而且特别详细的工作,而且它要求档案管理人员主要的参加到其中。它们的管理意识、管理形态、管理设施和档案管理人士的水平等等都对档案管理现代化有着十分主要的作用。在互联网发展的如此之快的这个时代,档案管理进入电子信息管理是这个时期所赋予我们的使用,它的推动也一定是所有档案管理工作的必然发展动向,由于档案服务的对象是广大人民群众,从这一点来说,档案管理人员要逐步完善档案在收集和整理过程中的科学化、系统化,方便档案的利用和查找,增加档案的使用价值,发挥档案应有的作用。

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